Planificar y ejecutar un evento es una tarea que toma tiempo y quién lo organiza siempre quiere que salga muy bien, aún cuando hay tantas aristas que son complejas de controlar. Existen muchos tipos de eventos, que podrían clasificarse por tamaño, tipo de público, finalidad del evento y hasta por quién lo está realizando. Vamos a hablar de cómo clasificarlo y daremos 10 momentos que se deben tener en cuenta para que un evento salga de la mejor manera posible.
Para que lo tengas en cuenta, esta es la primera entrega de los 10 momentos que mencionamos. Así que tienes tiempo de interiorizar los cinco primeros pasos enfocados en la planeación y posterior, publicaremos los otros pasos que tienen más énfasis en comunicación.
¿Qué tipo de eventos hay?
Seguro que has asistido a diferentes eventos y que cada uno tiene características que lo hacen particular. Es muy importante reconocer primero los eventos que podrían llevarse a cabo para una organización o marca para poder planear uno.
Primero podríamos hablar de los eventos según el número de personas. Existen eventos masivos que tienen un aforo considerable y suelen realizarse en espacios muy grandes como coliseos, centros de convenciones, etc; luego tenemos los eventos de cupo limitado, que si bien pueden ser para múltiples personas llega un momento en que la capacidad del lugar es limitada y no pueden ingresar o disfrutar todos de este; además, existen los eventos privados que suelen ser de menos personas (o según el lugar donde se realice), con un acceso limitado y con unas variables definidas.
Segundo, se puede hablar del tipo de evento según quién lo realice. Hay eventos públicos con un foco social, normalmente se llevan a cabo por ONG´s o por entes gubernamentales. También tenemos eventos corporativos, que se llevan a cabo por empresas, asociaciones o gremios y eventos de entretenimiento que suelen ser masivos pero organizados por un privado,normalmente, para el disfrute y ocio del público.
Tercero, podríamos seguir clasificando los eventos, en este caso hablamos de eventos deportivos (torneos, encuentros, olimpiadas, etc), empresariales (internos, ferias, ruedas de negocio, lanzamientos, aniversarios, etc), académicos (congresos, convenciones, seminarios, etc), de entretenimiento/ocio (sociales,conciertos, festivales, muestras, exposiciones, etc). Ya desde este punto vemos que hay infinidad de posibilidades.
Ahora… Veamos 10 momentos clave para el desarrollo de un evento
1. Preguntarnos el Qué
Si ya tenemos claro que queremos realizar un evento, ahora la pregunta es ¿Qué tipo de evento queremos hacer? Ya hablamos un poco de todos los posibles eventos que hay, en este caso primero es necesario ubicarse en qué tipo de entidad somos y los objetivos que queremos lograr con el evento.
Si queremos reunir a nuestros empleados en torno a competencias físicas, es probable que sea un evento privado de carácter deportivo, si queremos formar a ciudadanos en buenas prácticas de reciclaje podría ser de acceso limitado y de formación, y así con muchas posibilidades desde la finalidad que busquemos con el evento. Es necesario buscar la tipología para poder darle un nombre y una razón inicial a este, no es lo mismo hacer un congreso que hacer un ciclo de formación, o hacer una exposición de fotografía que un festival de performance.
2. Conocer bien el quién
A este punto ya sabes que evento vas a hacer, entonces debes empezar a pensar en tu público. Los asistentes, el perfil de estos, es información relevante al inicio de la planificación porque nos ayuda a definir la forma que va tomando el evento. Debemos saber características como su edad, por qué estarían interesados en asistir, entender la forma en que se comportaría y las maneras de mantenerlos atentos o activos según el objetivo que se quiera lograr.
Definir este punto es fundamental según el evento, si es un evento privado, se debe hacer lista de invitados y enviar a tiempo invitaciones para que estos se agenden. Si es un evento masivo sea pago o gratuito, se debe conocer el público (segmentación) para que la comunicación que se realice llegue de forma adecuada y en el canal correcto a cada uno de estos; de esto dependerá que la asistencia y acogida sea un éxito.
3. Con qué contamos para hacerlo posible
Este punto es indispensable, pues de aquí depende la planeación y el cumplimiento de objetivos, lo que se espera debe ser acorde a la capacidad del grupo organizador. Entiendo que hay que dar todo con la mejor actitud, pero tampoco se deben extralimitar y planear como si fuesen superman, para quedar frustrados a mitad de camino.
En este punto debemos saber qué personas estarán en el equipo de trabajo, qué recursos técnicos se tienen para poder hacer uso de ellos, qué presupuesto estará disponible y qué aliados o actores estratégicos pueden aportar a la construcción del evento, desde la producción, logística, sea de forma gratuita, como sponsor o como un socio comercial.
Y este punto nos da pie al siguiente, porque se debe pensar muy bien en el equipo organizador.
4. Con quiénes contamos para hacerlo
¿Quién hace parte del equipo? ¿Cómo debe de estructurarse? ¿De qué forma se pueden articular los equipos de trabajo? Dentro de cada evento existen perfiles y necesidades diferentes, pero sugerimos cuatro comités que pueden estar en casi todos los eventos de mediana y gran magnitud, así puedes tener una guía sobre cómo organizar tus recursos humanos para tener mejores resultados.
Comité académico: Son los encargados de organizar la agenda del evento, elegir, revisar y confirmar invitados que vengan en condición de conferencistas, expertos, mentores, etc (está muy enfocado a eventos académicos o aquellos que tienen agenda académica).
Comité producción y logística: Este grupo se encarga del montaje en general del evento, los requerimientos técnicos para tener todo listo para la ejecución del evento. Además, tienen que tener en cuenta que coordinan actividades el día del evento, así como recepción de personas, acomodación, cuidar los detalles, necesidades de asistentes e invitados especiales.
Comité mercadeo y comercial: Como bien lo dice el nombre, son los encargados realizar las estrategias de marketing y de vender el evento, sea porque se necesitan patrocinadores, sponsors y aliados que tengan beneficios publicitarios al involucrarse al evento; o porque hay que vender la boletería y por ende, se necesita de comunicación para que la gente se interese, tome una decisión y asista a este. También tienen a cargo la comunicación durante y posterior al evento.
Comité administrativo: Planificación, presupuesto, compras y dirección del proyecto son las funciones principales de este grupo. Además, deben de encargarse de gestionar permisos ante entidades públicas, pólizas de seguro y demás lineamientos de ley que se tengan para el evento según su tipología.
5. Pensar muy bien en cada actividad y fase del evento
Los tiempos del evento son muy importantes en la planificación, no solo basta tener en cuenta la fecha del evento, sino diferentes fechas y momentos que te van a permitir entender las actividades y encargados dentro de cada tiempo determinado. Te sugerimos que dividas tu cronograma de actividades así:
Pre evento: Aquí deben ir todas las actividades desde la ideación del evento, presupuestos, compras, contacto, estrategias de mercadeo y comunicación, montaje el día previo o el mismo día del evento.
Evento: Para llegar aquí, debe estar ya todo el evento montado, empieza desde que el equipo está listo para dar inicio a la recepción de asistentes y/o invitados. En este momento el equipo de producción y logística es muy importante porque son los encargados de que todo funcione en lugar y en el momento planeado, deben conocer los posibles tropiezos y las alternativas para resolverlo.
Post evento: ¿Qué sucede cuando el evento se termina? No solo es cuestión de recoger todo. Es muy importante hacer informes, analizar, entregar cartas de agradecimiento a aliados, cifras a patrocinadores y hasta hacer envíos posteriores de correos a asistentes o invitados. Siempre se debe pensar en un próximo evento y esto es dejar las puertas abiertas.
En este punto del artículo ya hemos abordado cinco puntos importantes. Mantente atento, pues la siguiente semana publicaremos los otros cinco pasos que complementan el evento desde sus procesos de comunicación, para tener más alcance, más visibilidad y por ende más efectividad en la ejecución.
