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Cómo hacer un evento – 10 momentos claves (Parte 2)

Estuvimos hablando de la importancia de los eventos, la forma en que podemos clasificarlos y algunos momentos o pasos a tener en cuenta para la planificación de estos (ver parte I). Nos gusta mucho idear y ejecutar eventos, porque no solo permiten que las marcas tengan beneficios como su visibilidad, sino que también invita a las personas a tener experiencias que les lleva a tener momentos memorables.

Ahora queremos darte cinco nuevos tips a tener en cuenta. Estos están enfocados a la comunicación y las estrategias, acciones y actividades que hay en este proceso. Así que te invitamos no solo a leerlas, sino a imaginar con el evento de tus sueños o el que siempre has querido montar para tu marca o la que representas.

6. Realizar una campaña de lanzamiento 

 

Se debe pensar muy bien el mensaje y los elementos de comunicación del evento. Siempre que hagas un evento involucra a un experto en comunicación y publicidad para que se realice un mensaje atractivo, estéticamente llamativo y persuasivo. Siempre parte de estas preguntas ¿Por qué van a ir a mi evento? ¿Quién es el público? ¿Dónde se comunica?

Intenta comunicar en la campaña momentos aspiracionales e inspiracionales, el porqué es importante asistir y si dará beneficios funcionales o emocionales. 

 

7. Crea un plan de patrocinio y sponsors

¿No tienes presupuesto suficiente? ¿Se deben conseguir recursos externos para equilibrar los costos del evento? Una solución es buscar patrocinios y sponsors, pero ten mucho cuidado. No cometas el error de ir a buscar dinero y apoyo en empresarios o personas sin darles un beneficio claro. ¿Qué se puede hacer? Un plan de patrocinios y sponsors para que se vea la diferencia de alguien que aporte cierto monto a alguien que aporte un poco más o un poco menos. No se puede dar los mismos beneficios a todos. 

Dentro del área comercial normalmente en este tipo de planes se suelen dividir en categorías que demuestran algo muy básico y algo muy top, donde la marca que se involucra tiene unos beneficios notorios y mayor exposición de marca. Por ejemplo, un plan básico con mínima inversión puede tener de beneficio la presente del logo en todas las piezas impresas y se menciona en el evento; por otro lado, un plan más top que tiene más inversión, puede tener como beneficio un stand, poner publicidad y productos en los souvenir, mención en evento e intervención de la marca con alguna activación. 

 

8. Invierte en Pauta

 

 

Si quieres que tu evento tenga un mejor alcance, debes de hacer una inversión en pauta en medios. Y aquí se debe elegir acorde al público, tipo de evento y el presupuesto. Se tienen que considerar medios tradicionales (ATL, alternativos y activaciones (BTL), y no se puede dejar por fuera todos los medios digitales (OTL). De esta forma se tendrá un alcance a aquellos que le puedan interesar, amplificar el mensaje y tener un mejor resultado. 

Si tienes patrocinadores, este es uno de los beneficios que se pueden dar ya que las marcas que apoyan reciben más exposición a nuevos clientes potenciales. 

 

9. Haz cubrimiento durante el evento

 

Ten a alguien del equipo de comunicaciones para que haga cubrimiento del evento desde registro fotográfico, compartir momento a momento en redes de la marca o del evento, en historias de instagram, tweets y hasta notas de prensa en facebook para resumir cada día (si es que el evento es de varios días). 

Este material permitirá tener un archivo para utilizar en convocatorias, campañas y hasta eventos posteriores que se realicen. Recomendamos que si son eventos de carácter social, tomen fotografías de las personas que asisten y etiquetarlos, esto permite más interacción y es benéfico para la marca. 

 

10. Planifica un espacio de experiencia

 

Dentro del evento, piensa en un espacio donde se pueda realizar interacción. A las personas les encanta vivir experiencias que les emocione, eleve sus sentidos y altere sus estados como con la adrenalina, los recuerdos o sentir empatía con otros. Esto le permitirá a los asistentes recordar el evento como un momento importante, lo contarán y se relaciona a la marca. 

También diseña espacios donde se puedan tomar fotografías, muchas personas comparten estos momentos en backgrounds, marcos o espacios pensados para ello; aprovecha tener allí exposición de tu marca. 

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